회사에서 바로 써먹을 수 있는 7가지 시간 관리 기법

직장인은 늘 시간에 쫓깁니다. 시간은 늘 부족하고 할 일은 늘 많지요. 누구나 똑같이 업무 시간을 보내는데, 조금만 더 효율적으로 한다면 일처리가 수월해질 수 있습니다. 시간을 늘리거나 줄이지는 못하지만 지금 소개하는 시간 관리 기법을 적용한다면 조금이나마 도움이 될 것입니다. 지치지 않고 효율적으로 일을 해내는 방법이 있습니다. 효과적인 시간 관리를 위해 지금 바로 시작할 수 있는 7가지 전략을 살펴보세요.

 

 

1. 우선순위를 정한다

시간 관리를 효과적으로 하기 위한 첫 단계는 가장 중요한 작업을 파악하고 그에 따라 우선순위를 정하는 것입니다. 즉, 할 일 목록에 전략적으로 접근하고 목표에 가장 큰 영향을 미칠 항목에 집중해야 합니다. 이렇게 하려면 먼저 하루, 한 주 또는 한 달 동안의 모든 작업을 나열하는 것으로 시작하세요. 그런 다음 긴급성과 중요도에 따라 각 항목을 평가합니다. 긴급한 작업은 즉각적인 주의가 필요한 작업이고, 중요한 작업은 장기적인 목표에 직접적으로 기여하는 작업입니다. 가장 시급하고 중요한 작업을 파악한 후에는 그 작업을 먼저 처리하고 나머지는 위임하거나 미루세요.

위에서 말한, 긴급성과 중요도에 따라 할 일을 나누는 것은 '아이젠하워 매트릭스'라고 불리는 시간 관리 원칙입니다.

 

2. 큰 덩어리를 작게 나눈다

마감일이 많고 우선순위가 얽혀 있을 때 할 일(프로젝트)가 크다면 해내기가 벅찰 수 있습니다. 하지만 대규모 프로젝트를 작고 관리하기 쉬운 작업으로 나누면 집중력과 진행 상황을 유지할 수 있습니다. 이 기법을 '청킹(chunking, 덩어리 나누기)'이라고 하는데, 큰 프로젝트를 빨리 끝낼 수 있는 작은 조각으로 나누는 것입니다. 예를 들어, 큰 보고서를 작업하는 경우 조사, 작성, 편집 같은 작은 일 덩어리로 나눌 수 있습니다. 프로젝트를 작은 조각으로 나누면 큰 그림에 압도당하지 않고 각 작업을 진행시킬 수 있습니다.

 

3. 타임블럭을 사용한다

타임블럭(time block)은 하루를 여러 개의 시간 단위(블럭)로 나누고 각 블럭에 특정 작업을 할당하는 기법입니다. 예를 들어 아침에는 이메일 처리에 1시간, 오후에는 프로젝트 작업에 2시간, 저녁에는 운동에 30분으로 할당할 수 있습니다. 특정 타임블럭에 특정 작업을 하기로 정해 놓으면 방해 요소를 제거하고 가장 중요한 작업의 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 이 기술은 집중력을 유지하고 생산성 저하와 스트레스 증가로 이어질 수 있는 멀티태스킹을 피하는 데 도움이 됩니다.

 

4. 일을 방해하는 요소를 없앤다

방해 요소는 효과적인 시간 관리를 가로막는 큰 장애물 중 하나입니다. 소셜 미디어, 이메일 알림, 수다스러운 동료 등 방해 요소는 생산성을 떨어뜨리고 일정에 차질을 빚을 수 있습니다. 방해 요소를 최소화하려면 업무 시간 중에는 휴대폰이나 이메일 알림을 끄고, 불필요한 브라우저 탭을 닫고, 방해받지 않고 집중해서 작업할 수 있는 시간을 따로 마련해 보세요. 소음을 차단하고 집중력을 높이기 위해 조용한 공간에서 작업하거나 노이즈 캔슬링 헤드폰을 사용하는 것도 좋습니다.

 

5. 반드시 쉬는 시간을 넣는다

언뜻 말이 안 되는 것 같지만, 휴식을 취하는 것은 장기적으로 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 연구에 따르면 규칙적으로 휴식을 취하면 집중력을 유지하고 스트레스를 줄이며 창의력을 높이는 데 도움이 되는 것으로 나타났습니다. 하루 일과에 휴식을 포함하려면 25분 동안 일한 후 5분간 휴식을 취하는 포모도로 기법을 시도해 보세요. 포모도로를 네 번 한 뒤에는 20~30분 정도 더 길게 쉬세요. 이렇게 하면 작업 사이에 집중력을 유지하고 재충전하는 데 도움이 됩니다.

 

6. 거절을 잘한다

직장인이라면 정기적으로 새로운 업무와 책임을 맡게 될 가능성이 높습니다. 부과되는 일마다 수락할 수 있지만, '아니오'라고 말하는 것 자체가 강력한 시간 관리 도구가 될 수 있습니다. 목표에 부합하지 않거나, 완수할 수 없는 작업을 거절함으로써 정말 중요한 작업에 쓸 시간과 에너지를 확보할 수 있습니다. 먼저 각 요청을 평가하고 목표 및 우선순위에 부합하는지 판단하세요. 그렇지 않다면 정중하게 거절하거나 다른 사람에게 업무를 위임하세요. 거절하는 법을 익히면 과도한 업무에 압도되는 것을 피하고 시간을 최대한 활용할 수 있습니다.

 

7. 목표를 현실적으로 잡는다

마지막으로, 현실적인 목표를 설정하는 것이 효과적인 시간 관리의 핵심입니다. 도전하는 것도 중요하지만, 비현실적인 목표를 설정하면 번아웃과 좌절로 이어질 수 있습니다. 현실적인 목표를 설정하려면 먼저 업무량과 사용 가능한 시간을 평가하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 해당 기간 내에 달성할 수 있는 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하세요. 현실적인 목표를 설정하면 업무 과중을 피하고 목표를 향해 꾸준히 진전할 수 있습니다.

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시간 관리는 직장인에게 중요한 기술입니다. 자신에게 가장 적합한 전략을 찾으려면 약간의 연습이 필요하겠지만, 위에서 말한 기술을 일상 업무에 도입하면 더 생산적이고 효율적으로 일할 수 있습니다.